要影响内外组织和个人，语言是核心工具。话多话少，口若悬河或惜字如金都不重要，重要的是符合环境，达到目的。沟通是为了施加影响，故而能达到这个目的的沟通都是有效的沟通。
沟通的方式可以是多样的。一般而言一个组织有自己习惯的方式，如政府机关和国营企业会多用正式文件的方式让领导批示，而后组织实施贯彻，当然事前的沟通就显得十分重要了。试想如果在这种环境下领导对情况不了解，他会贸然签字同意吗？或许领导出于多一事不如少一事的原则否决掉。要么放进文件堆里，这样一来事情被讨论的可能性就极低了。无过比有功更加重要，所以多事的倒霉。凡事都是有原因的，不应该发生的事发生了，那是因为使用的推断标准出了错误，不合理存在的合理性就在于既有环境的种种约束。
如果认为国企的红头文件是最好的沟通方式，那就大错特错了。企业讲求的是效率，追求的是利润，需要积极主动和团结合作，所以企业领导的沟通方式应该不拘一格。如口头讨论、正式会议、电话与电子邮件、宣传画、口号等等，清晰明了说明问题就应该采用，而且应该在组织的范围内建立多样的常态化的沟通渠道，鼓励少用正式文件的方式，因为我们面对的是多变的市场与激烈的竞争。例如，微软公司的比尔·盖茨就经常给员工写邮件，或来到员工面前递一张小纸条，在走廊、餐厅和遇到的员工进行直接沟通。